UBND tỉnh ban hành Quy định về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên
- Thứ hai - 31/05/2021 22:38
- In ra
- Đóng cửa sổ này
Ngày 04/5/2021, UBND tỉnh Thái Nguyên đã ban hành Quyết định số 24/QĐ-UBND ban hành Quy định về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên.
Quy định về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên bao gồm: soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; quy định các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, đầu ra của cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ; quản lý cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử và các thiết bị, phương tiện lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên. Không áp dụng đối với việc quản lý văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
Quy định về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên được áp dụng cho các đối với các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên; UBND tỉnh cũng khuyến khích các cơ quan Đảng, đoàn thể, cơ quan Trung ương, Doanh nghiệp nhà nước đóng trên địa bàn tỉnh áp dụng Quy định này về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức.
Một số nội dung đáng chú ý tại Quy định về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên như:
1. Quy định về văn bản điện tử
- Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
- Việc quản lý văn bản điện tử được ký số phải thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Điều 5 Luật Giao dịch điện tử và tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ;
- Tất cả các văn bản điện tử được ký số thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan, tổ chức phải được tiếp nhận, xử lý và ban hành qua Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, trừ các trường hợp cơ quan, tổ chức chưa xây dựng Hệ thống. Không gửi văn bản điện tử trên hệ thống thư điện tử (email) khi văn bản được ban hành qua Hệ thống; trừ Hệ thống thư điện tử của tỉnh Thái Nguyên (nếu cần);
- Cơ quan, tổ chức không phát hành văn bản giấy khi đã ban hành văn bản điện tử được ký số, trừ các trường hợp quy định phải gửi kèm văn bản giấy như văn bản QPPL, văn bản hành chính có thành phần phức tạp, khó khăn trong việc số hóa…
- Văn bản có nội dung mang bí mật nhà nước không được nhập vào Hệ thống và được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước;
- Việc tiếp nhận, đăng ký, ban hành văn bản điện tử phải được ký số đúng thời hạn, thời gian quy định; gửi đúng địa chỉ cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng, thẩm quyền giải quyết.
-Tất cả văn bản điện tử đi, đến của cơ quản, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật;
- Văn bản điện tử đi, đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “ Thượng khẩn” và “ Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao xử lý ngay sau khi nhận được;
- Tất cả các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành chính nhà nước (trừ văn bản mật) phải được tiếp nhận, xử lý, ban hành bằng văn bản điện tử và có sử dụng chữ ký số chuyên dùng theo đúng quy định.
- Về sử dụng chữ ký số trên văn bản điện tử: Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
Hình ảnh, vị trí chữ ký số cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt; trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái…
2. Về công tác lưu trữ điện tử
- Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 4 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.
- Cơ quan nhà nước có kế hoạch số hóa những nguồn thông tin, văn bản chưa ở dạng số, đã được chỉnh lý hoàn chỉnh theo thứ tự ưu tiên về thời gian và tầm quan trọng, có liên quan đến việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ và có trách nhiệm sử dụng chữ ký số của cơ quan, tổ chức đối với tài liệu số hóa theo quy định của pháp luật;
- Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hoá tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được huỷ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hoá theo quy định của pháp luật.
- Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.
- Việc bảo quản và sử dụng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 8 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP và Chương III Thông tư số 02/2019/TT-BNV và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
- Các hành vi bị nghiêm cấm trong lưu trữ điện tử bao gồm: Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ; làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ; mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ; sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm hại lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; truy cập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép tài liệu lưu trữ điện tử; tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành hoặc có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
- Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/5/2021.
Quy định về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên được áp dụng cho các đối với các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên; UBND tỉnh cũng khuyến khích các cơ quan Đảng, đoàn thể, cơ quan Trung ương, Doanh nghiệp nhà nước đóng trên địa bàn tỉnh áp dụng Quy định này về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức.
Một số nội dung đáng chú ý tại Quy định về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên như:
1. Quy định về văn bản điện tử
- Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
- Việc quản lý văn bản điện tử được ký số phải thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Điều 5 Luật Giao dịch điện tử và tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ;
- Tất cả các văn bản điện tử được ký số thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan, tổ chức phải được tiếp nhận, xử lý và ban hành qua Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, trừ các trường hợp cơ quan, tổ chức chưa xây dựng Hệ thống. Không gửi văn bản điện tử trên hệ thống thư điện tử (email) khi văn bản được ban hành qua Hệ thống; trừ Hệ thống thư điện tử của tỉnh Thái Nguyên (nếu cần);
- Cơ quan, tổ chức không phát hành văn bản giấy khi đã ban hành văn bản điện tử được ký số, trừ các trường hợp quy định phải gửi kèm văn bản giấy như văn bản QPPL, văn bản hành chính có thành phần phức tạp, khó khăn trong việc số hóa…
- Văn bản có nội dung mang bí mật nhà nước không được nhập vào Hệ thống và được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước;
- Việc tiếp nhận, đăng ký, ban hành văn bản điện tử phải được ký số đúng thời hạn, thời gian quy định; gửi đúng địa chỉ cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng, thẩm quyền giải quyết.
-Tất cả văn bản điện tử đi, đến của cơ quản, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật;
- Văn bản điện tử đi, đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “ Thượng khẩn” và “ Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao xử lý ngay sau khi nhận được;
- Tất cả các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành chính nhà nước (trừ văn bản mật) phải được tiếp nhận, xử lý, ban hành bằng văn bản điện tử và có sử dụng chữ ký số chuyên dùng theo đúng quy định.
- Về sử dụng chữ ký số trên văn bản điện tử: Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
Hình ảnh, vị trí chữ ký số cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt; trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái…
2. Về công tác lưu trữ điện tử
- Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 4 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.
- Cơ quan nhà nước có kế hoạch số hóa những nguồn thông tin, văn bản chưa ở dạng số, đã được chỉnh lý hoàn chỉnh theo thứ tự ưu tiên về thời gian và tầm quan trọng, có liên quan đến việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ và có trách nhiệm sử dụng chữ ký số của cơ quan, tổ chức đối với tài liệu số hóa theo quy định của pháp luật;
- Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hoá tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được huỷ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hoá theo quy định của pháp luật.
- Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.
- Việc bảo quản và sử dụng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 8 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP và Chương III Thông tư số 02/2019/TT-BNV và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
- Các hành vi bị nghiêm cấm trong lưu trữ điện tử bao gồm: Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ; làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ; mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ; sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm hại lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; truy cập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép tài liệu lưu trữ điện tử; tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành hoặc có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
- Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/5/2021.